Większość przedsiębiorstw, także małych i średnich, korzysta już w różnym zakresie z systemów do wspomagania zarządzania. Jednak niewiele z nich instaluje systemy do zarządzania dokumentami.

Stosowanie elektronicznych dokumentów i narzędzi klasy WorkFlow t.j. systemów wspierających obieg dokumentów, pozwala nie tylko na znaczne skrócenie czasu dostępu do informacji i bezpieczeństwo danych, ale przede wszystkim umożliwia łatwe dotarcie do danych przez wiele osób jednocześnie. Zyskuje się też szczegółowe informacje o korzystaniu z każdego dokumentu. Ważna jest poza tym obniżka kosztów związanych z archiwum.

Gdy firma produkuje ogromną ilość dokumentów papierowych, ma wiele oddziałów o różnych lokalizacjach lub też konieczny jest krótki czas dostępu do informacji, warto pomyśleć o wdrożeniu takiego systemu.

Elektroniczny obieg dokumentów to proces składający się z pięciu podstawowych segmentów: skanowania, indeksowania, przechowywania, odtwarzania i archiwizacji. Działanie systemu polega na wprowadzaniu do niego i indeksowaniu dokumentów pochodzących z różnych źródeł (faks, list, e-mail, rozmowa telefoniczna, pliki tekstowe, treści multimedialne), przechowywaniu i udostępnianiu tych danych za pomocą elektronicznego repozytorium dokumentów oraz zarządzaniu procesem ich obiegu.

Oprogramowanie do archiwizacji i zarządzania obiegiem dokumentów pozwala przenieść rozrastające się papierowe archiwum tam, gdzie koszty przechowywania są mniejsze. Firmy analityczne zbadały, że średni roczny koszt przechowywania dokumentacji wynosi od 5 do 15 proc. przychodów przedsiębiorstwa. Ogromne są też koszty przetwarzania papieru w procesach organizacyjnych. Księgowanie papierowego rachunku kosztuje firmę nawet kilkadziesiąt razy więcej niż przetwarzanie rachunku elektronicznego. Oprogramowanie do archiwizacji koszty te ogranicza. Jednak by aplikacje tego rodzaju umożliwiły automatyzację wielu powtarzalnych zadań typowych dla firmy i aby system do obiegu dokumentów został wdrożony działanie to musi być poprzedzone gruntowną analizą t.j. audytem.