W ostatnich latach system tworzenia i obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie uległ dynamicznym przeobrażeniom i praktycznie przestał istnieć w swoim tradycyjnym kształcie.
Prowadzone badania* pokazują, że firmy szacują koszty związane z drukiem, kopiami i faksami na ok. 3% swojego rocznego budżetu. Te same badania pokazują, że wydatki te mogą wzrosnąć nawet dwukrotnie. Każda złotówka wydana na sprzęt, materiały eksploatacyjne wymaga wydania następnych dziewięciu na koszty związane z zarządzaniem urządzeniami i infrastrukturą, zarządzaniem dokumentami oraz systemami pracy grupowej. Tak więc rzeczywiste koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów mogą stanowić poważny problem, sięgając ok. 6% rocznych budżetów biura.
(* InfoTrends, All Associates Group, 2006)
XERREX w pełni rozumiejąc te zmiany opracował kompleksowy system optymalnych rozwiązań dla klienta, który w warunkach konkurencji wspomaga sprawne zarządzanie dokumentami, usprawnia dostęp do informacji oraz zapewnia optymalizację procesów zarządzania urządzeniami. System ten opiera się na rozwiązaniach technologicznych, pozwalających Klientom zredukować koszty w codziennej pracy biurowej. W skład tych kompleksowych rozwiązań wchodzi zarówno specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania dokumentami oraz archiwizacji jak również zaplecze sprzętowe w postaci urządzeń do masowego skanowania czy urządzenia wielofunkcyjne.
Podczas opracowywania tychże rozwiązań Xerrex położył szczególny nacisk na bezpieczeństwo informacji zawartych w dokumentach. Dzięki rozbudowanym możliwościom w zakresie bezpieczeństwa oraz środkom do analizy potencjalnego ryzyka związanego z przypływem zadań, system ten wspomaga ochronę poufnych danych, zabezpiecza dokumenty oraz urządzenia przed ich nieautoryzowanym użyciem.
Szybka informatyzacja przedsiębiorstw jaką obecnie można zauważyć, wpłynęła też m.in. na rynek urządzeń drukująco-kopiujących, a co za tym idzie na tworzenie dokumentów w postaci elektronicznej. Papier jest potrzebny przede wszystkim do „zmaterializowania" wersji końcowej dokumentu - jednak prognozy dotyczące ilości tworzonych wydruków wskazują, że w ciągu następnych lat nastąpi wzrost woluminu wydruków. Dlatego bardzo ważny staje się nadzór w przedsiębiorstwie nad produkcją i obiegiem dokumentów oraz ochrona posiadanych danych. W związku z istniejącą sytuacją wzrasta zapotrzebowanie na systemy kontroli obiegu dokumentów i coraz częściej w dużych przedsiębiorstwach standardem stają się systemy zarządzające dokumentem.
Bezpieczeństwo, szybki kontakt z klientem, redukcja kosztów i większa wydajność pracy, to podstawowe korzyści stosowania systemów zarządzających dokumentem.
MODUŁY SYSTEMU XERREX

Zintegrowany system druku, archiwizacji, zarządzania dokumentem i urządzeniami składa się z czterech podstawowych części:

• DIADEM-PrintRaportManager - aplikacja zarządzająca kosztami wydruków, kopii, skanów
• DIADEM-ScanManager - aplikacja „inteligentnego skanowania"
• SMART DEVICE MONITOR - aplikacja do zarządzania hardwarem
• TERMINALE KART ZBLIŻENIOWYCH - zarządzanie dostępem do urządzeń i ich funkcji

Dodatkowo system uzupełniony jest o odpowiednio dobrane pod potrzeby klienta urządzenia. Xerrex nie poprzestaje na sprzedaży gotowych produktów - współpracę z firmami rozpoczyna od analizy środowiska dokumentowego, aby na tej podstawie zaproponować rozwiązania najbardziej adekwatne do obecnych i prognozowanych potrzeb.
Dzięki tak skonfigurowanemu modelowi tworzenia i obiegu dokumentów praca z dokumentem jest przyjemna i wydajna. Klient uzyskuje wzrost efektywności pracy personelu oraz lepsze wykorzystanie infrastruktury firmy.

Główne korzyści z wdrożenia systemu

• Usprawnienie zarządzania hardwarem
• Redukcja i dokładna kontrola kosztów związanych z wytwarzaniem dokumentów
  - Ograniczenie produkcji zbędnych dokumentów
  - Wyczerpująca statystyka - możliwość rozliczenie MPK
  - Znany koszt jednego wydruku / kopii / skanu
  - Możliwość zabudżetowania odpowiednich środków finansowych
• Usprawnienie procesu archiwizacji dokumentów
• Wzrost efektywności pracy personelu
• Podniesienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów
• Lepsze wykorzystanie istniejącej infrastruktury firmy