DIADEM Scan Manager

Podstawą funkcjonowania każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa jest szybki i łatwy dostęp do posiadanych dokumentów i zasobów. Gdy firma produkuje ogromną ilość dokumentów papierowych, ma wiele oddziałów o różnych lokalizacjach lub też konieczny jest krótki czas dostępu do informacji, niezbędne staje się wdrożenie systemu archiwizacji i narzędzi wspierających obieg dokumentów w postaci elektronicznej. Przekształcenie dokumentów do postaci elektronicznej pozwala na stworzenie jednolitych mechanizmów bezpiecznego składowania, wyszukiwania i przesyłania wszelkich informacji. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania i archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej porządkuje zasoby informatyczne firmy, eliminując lub ograniczając do minimum papierowy obieg dokumentów, co przyczynia się do znacznego obniżenia kosztów funkcjonowania firmy. Ponadto podnosi stopień bezpieczeństwa posiadanych informacji poprzez możliwość ograniczania dostępu bez odpowiednich uprawnień.

DIADEM Scan Manager -wspólnie opracowana przez Xerrex i Asseco aplikacja - jest w pełni przyjaznym dla użytkownika cyfrowym rozwiązaniem, które uzupełnia funkcjonalność urządzenia wielofunkcyjnego o inteligentny system elektronicznej archiwizacji danych
Program został zaprojektowany z myślą o przeciętnym użytkowniku, dlatego skanowanie dokumentu jest równie proste jak kopiowanie lub drukowanie. Dokumenty mogą być precyzyjnie umieszczane w istniejących archiwach firmy i dodatkowo indeksowane z poziomu urządzenia skanującego. Dzięki prostej, intuicyjnej obsłudze, aby zachować dokument papierowy w wybranym folderze w postaci elektronicznej wystarczy włożyć dokumenty do automatycznego podajnika dokumentów urządzenia, wybrać zdefiniowany wcześniej szablon przetwarzania dokumentu i nacisnąć przycisk „Start". System ewentualnie poprosi o podanie konkretnych metadanych jakie powinny być przypisane do dokumentu aby dokument był łatwo wyszukiwalny w zasobach sieciowych klienta. Można skorzystać z rozwijanej listy minimalizując ryzyko błędnego wprowadzenia lub wprowadzić dane z klawiatury. Po wprowadzeniu kompletu danych system daje możliwość zrealizowania skanowania. Przeskanowany dokument z kompletem informacji indeksującej może zostać przekazany do jednego z systemów archiwizujących lub workflow. Dzięki zdefiniowanym wcześniej przez administratora parametrom skanowania, oraz określenia indywidualnych paneli dla każdego użytkownika czy grupy roboczej uzyskujemy niezwykłą prostotę skanowania oraz ujednolicenie parametrów archiwizowanych dokumentów. Dodatkowo do dyspozycji mamy funkcję OCR by skanowane dokumenty były dokumenty przeszukiwalnymi. Do logowania się do urządzenia oraz przydzielania indywidualnych paneli użytkownikom wykorzystywany jest wbudowany w urządzenie czytnik kart zbliżeniowych.

 

• Funkcjonalność

- Predefiniowane szablony skanowania - definiowane przez administratora systemu
- Osobiste szablony skanowania dla użytkowników
- Wiele miejsc docelowych skanowania ustalonych przez administratora
- Skanowanie bezpośrednio do firmowych aplikacji
- Inteligentne katalogowanie skanowanych dokumentów - zapisanie dokumentów w ustalonej przez administratora lokalizacji w sieci komputerowej, systemu lub aplikacji klienta synchronizacja z obiegiem dokumentów
- Zapisywanie skanowanych dokumentów w wybranym formacie pliku: pdf, doc, jpg, tiff czy xls określane przez administratora dla poszczególnych szablonów użytkowników
- Funkcja OCR
- Rozpoznawanie kodów kreskowych: sczytywanie różnych rodzajów czcionek kodów kreskowych. - funkcjonalność wykorzystana do: skanowania partii dokumentów (rozdzielanie partii dokumentów), wprowadzania za pomocą kodów kreskowych informacji, które użytkownik wprowadza zwykle za pośrednictwem wyświetlacza, zapis metadanych w kodach
- Nadawanie skanowi metadanych - metadane wprowadzane przez użytkownika, administratora lub odczytane z dokumentu OCR
- Zaciąganie informacji z pliku .xml
- Dodawanie zabezpieczeń PDF do skanowanych dokumentów
- Dodawanie stempli do skanowanych dokumentów
- Synchronizacja LDAP, AD
- Ograniczenie adresów miejsc docelowych skanowania

• Korzyści

- Zdefiniowane wcześniej przez administratora szablony przystosowują urządzenie do konkretnych prac wykonywanych przez pracownika
- Predefiniowane szablony skanowania sprawiają że skanowane dokumenty są ujednolicone bez względu kto, gdzie i kiedy je zeskanował
- Różne szablony skanowania dostosowane do każdego typu skanowanego dokumentu sprawiają ze użytkownik nie musi zastanawiać się i ustawiać parametrów skanu np. takich jak kolor/mono, rozdzielczość, miejsce skanowania itp.
- Indywidualne profile skanowania ułatwiają pracę użytkownikowi i skracają czas wykonania poszczególnych zadań - indywidualny panel urządzenia dla każdego użytkownika
- Określone przez administratora miejsca skanowania zapewnia zarchiwizowanie dokumentu w odpowiednim miejscu - łatwość odszukania dokumentów w rozległej sieci
- Skanowanie z wykorzystaniem funkcji OCR - skanowane dokumety są dokumentami przeszukiwalnymi co ułatwia przeszukiwanie tekstu dokumentu-wyszukiwanie fragmentów tekstu zawierających zadane wyrażenie
- Metadane dołączone do dokumentu wprowadzane przez użytkownika, administratora lub odczytane z dokumentu OCR powodują że dokument elektroniczny w systemie jest łatwo identyfikowany
- Zaawansowane bezpieczeństwo skanowanych dokumentów (zabezpieczenia PDF do skanowanych dokumentów np.: szyfrowanie, ochrona hasłem, cyfrowe stemple wykorzystywane do plików PDF. Tekst stempla staje się trwałą częścią dokumentu, której nie można skasować ani zmienić)